Олег Полухин: «Перенимать опыт необходимо на стадии зарождения идеи»

На совещании присутствовал государственный советник РФ администрации Президента РФ Управления по внутренней политике Ю.Ю. Диденко, а также представители чиновничьего аппарата администрации области.

Совещание было посвящено изучению опыта работы белгородской администрации в части организации системы документооборота, оптимизации структуры управленческого аппарата в рамках административной реформы.

В немалой степени повысить эффективность работы чиновников на благо общества может правильно организованная система документооборота. О том, как это происходит на практике, и как это было буквально два-три года назад, рассказал собравшимся заместитель главы администрации – руководитель аппарата главы администрации С.А. Боженов. В настоящее время полный документооборот администрации города составляет 27 тысяч бумаг различного содержания: самая многочисленная, безусловно, служебная документация. Её численность превышает 16 тысяч единиц. Количество документов, по словам С.А. Боженова, постоянно увеличивается, а потому назрела острая необходимость организовать процесс таким образом, чтобы уменьшить процент просроченных и потерянных документов. «Мы пришли к такой системе работы с бумагами, при которой весь путь документа можно проследить без особого труда – это исключает вероятность дублирования нормативных актов и сокращает сроки их исполнения», - подчеркнул он. Помимо этого, чтобы защитить документ от подделок, в администрации города введена своеобразная диспетчерская служба и юридическая экспертиза. На сегодняшний день основная масса документов находится в процессе подготовки не более семи дней. Классическая система документооборота, описанная в большинстве учебников и реализованная на практике аппаратом администрации города, по мнению С.А. Боженова, не более как «вчерашний день». «В 2005 году мы переходим на схему электронного документооборота. Программное обеспечение этого процесса обойдётся администрации в 9,8 миллионов рублей. Документы при этом не будут циркулировать от одного чиновника к другому – одновременное его поступление во все необходимые базы данных сократит время и разгрузит людей для работы с населением», - объяснил докладчик.

Вдохновлённые успехами в области упорядочения продуктов своей административной деятельности, чиновники начали борьбу со злостными нарушителями орфографии и синтаксиса нашего родного русского языка. Работник, который, составляя бумагу, допустит грубую орфографическую ошибку уровня нерадивого ученика шестого – седьмого класса средней школы, по словам С.А. Боженова, будет незамедлительно лишён премиальных. Последний пункт выступления господина Боженова явно не нашёл одобрения в душах собравшихся чиновников, а потому небольшой дискуссионный момент перешёл в стадию активного обсуждения. Черту подвёл председательствующий на совещании Олег Полухин, который заметил, что оформление документов в области, действительно, находится не на самом высоком уровне. И дело даже не в безграмотности составителей, а в большом стилистическом разнообразии нормативных актов. «В рамках предстоящей административной реформы госслужбы нужно заняться и этим», - подчеркнул Олег Полухин.

Большие изменения в рамках административной реформы претерпела также структура управленческого аппарата. Первое этап реформирования состоялся ещё в марте 2003 года – в течение трёх дней администрация города лишилась сразу семи заместителей. Однако мало сократить численность административных служащих, необходимо при этом «выйти на новый качественный уровень». При этом схема реформирования не должна быть навязана сверху, к ней постепенно и вполне обоснованно должны прийти сами подразделения. Согласно проведённому реформированию, значительно уменьшилось количество уровней управления. Этого удалось добиться за счёт совмещения должностей заместителей глав администрации города и руководителей комитетов, количество которых сократилось с 10 до 5. Также заметно меньше стало управлений и отделов, соответственно 15 и 62, против ранее существующих 27 и 85. Всё это дало возможность персонифицировать функции работников структурных подразделений, повысить статус управленческих отделов и увеличить количество исполнительных звеньев, служб и секторов. Общая численность работников администрации г. Белгорода при этом уменьшилась на 46 человек.

Объясняя особенности проведённой оптимизации, господин Боженов отметил, что теперь каждое структурное подразделение наполнено чётким «морфологическим» содержанием: всё просчитано, всё просматривается, нет ни одного человека, который бы исполнял параллельные или дублирующие функции. Однако почему простые люди всё же хотят попасть непосредственно на приём к главе администрации, а не ходить бесконечно по кабинетам, добиваясь потерявшейся где-то справедливости, остаётся загадкой.