Расширена область применения электронного документооборота в рамках реализации положений приказа Минфина России № 61н и модернизированы процессы обмена информацией между компонентами системы за счет создания системы централизованного хранения электронных документов.
В Ленинградской области завершился этап модернизации информационной системы управления бюджетным процессом — расширена область применения электронного документооборота и реализовано централизованное хранение электронных документов в рамках выполнения положений приказа Минфина России № 61н, который установил требования по обязательному использованию унифицированных форм электронных документов, применяемых при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета государственных (муниципальных) учреждений, начиная с 1 января 2023 года. В рамках проекта в Подсистему бюджетного учета учреждений (ПБУУ) была интегрирована подсистема электронного документооборота (ЭДО), реализованная на базе продукта «1С». Дополнительно были модернизированы процессы обмена информацией между компонентами ИС «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» за счет создания централизованного хранения электронных документов, их файлов вложений и электронных подписей.
В ходе проекта была создана новая подсистема хранения электронных документов (ПХЭД) на базе решения «БФТ.Хранилище электронных документов (БФТ.ХЭД)», которая обеспечила централизованное хранение электронных документов и файлов вложений при информационном взаимодействии между Региональной автоматизированной информационной системой «Государственный заказ Ленинградской области», Подсистемой планирования бюджета, Подсистемой исполнения бюджета и ПБУУ. А также была доработана подсистема ПБУУ информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» — реализована интеграция подсистем ЭДО и ведения бухгалтерского учета.
Бесшовная интеграция подсистем ЭДО и ведения бухгалтерского учета, реализованная в рамках доработки подсистемы ПБУУ информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», обеспечила возможность интерактивного обращения к Подсистеме бюджетного учета учреждений из подсистемы ЭДО для всех участников процессов документооборота, в том числе для участников процессов, не являющихся пользователями ПБУУ. В итоге развернутые в регионе подсистемы дают бюджетным учреждениям возможность составления, представления и подписания электронных документов, принятия к учету электронных первичных учетных документов, ведения электронных регистров бухгалтерского учета по единому регламенту в соответствии с приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н и в соответствии с установленными в учреждении внутренними правилами документооборота.
При реализации проекта также были учтены несколько важных условий: большое количество территориально распределенных подведомственных учреждений разной отраслевой принадлежности, необходимость унификации бизнес-процессов и обучения большого числа пользователей в сжатые сроки, внедрение новой функциональности без остановки процессов учета и подготовки отчетности.
«Данный проект стал очередным успешным шагом к цифровизации инфраструктуры бюджетного процесса Ленинградской области. Его успешное завершение — итог слаженной работы отвечающих за внедрение специалистов на местах. Порядка 300 государственных организаций получили доступ к современным средствам безбумажного документооборота, соответствующим всем требованиям регуляторов. За первые 8 месяцев работы в систему хранения было добавлено более 19 млн электронных документов, объём которых составил около 5 ТБ. А благодаря разгрузке транзакционных систем время процесса передачи данных сократилось в разы. Всё это позволяет минимизировать рутинный ручной труд специалистов, сокращать сроки приема, маршрутизации и визирования документов, а также позволяет экономить на услугах курьерской службы, обслуживании офисной техники и расходных материалах», – прокомментировал первый заместитель Председателя Правительства Ленинградской области Роман Марков.