БФТ перевела кадровый документооборот «в цифру» с HRlink

В октябре 2020 года в БФТ начался проект перехода к безбумажному кадровому документообороту. При помощи решения HRlink компания полностью отказалась от бумажных экземпляров в процессах найма, увольнения, кадровых переводов и отпусков. Более 1000 сотрудников по всей стране перешли на электронное подписание внутренних документов. Ускорить и упростить этот процесс удалось благодаря интеграции с федеральным порталом «Работа в России» — специалисты БФТ используют подпись ЕСИА.

Первоначально главной целью проекта было снижение текущих издержек при ведении кадрового делопроизводства. Цель была достигнута, при этом главным эффектом руководство БФТ считает кратное повышение конверсии воронки найма IT-специалистов. Раньше менеджеры управления по работе с персоналом готовили документы, договаривались об удобном времени подписания в офисе или пересылали их по почте, на что уходило до трёх недель от момента принятия кандидатом предложения о работе. В течение этого времени сохранялся риск того, что кандидат примет конкурентное предложение. Теперь сформированные в кадровой системе документы в цифровом виде передаются в HRlink, соискателю или сотруднику отправляется ссылка на смартфон и/или e-mail для подписания простой электронной подписью (ПЭП), привязанной к учётной записи «Госуслуг».

«На рынке сейчас жесточайшая конкуренция за IT-специалистов, поэтому главным эффектом для себя мы считаем то, что скорость передачи и подписания кадровых документов существенно повлияла на результативность работы рекрутеров — на 85% сократилось количество отказов от уже принятых предложений о работе. Ранее кандидат, особенно работающий на удалёнке, до подписания комплекта бумажных документов о трудоустройстве мог ещё рассматривать альтернативные предложения, теперь он сразу же после согласия получает ссылку для самостоятельного ознакомления и подписания. Процесс занимает несколько минут вместо 2–3 недель при пересылке бумажных документов и двух часов в офисе. При этом очень важно, что мы полагаемся на дистрибуцию электронных подписей ЕСИА, осуществляемую государством, а все наши кадровые транзакции заверяются усиленной квалифицированной подписью Федеральной службой по труду и занятости, что снимает все спорные вопросы по их юридической значимости», — комментирует руководитель управления по работе с персоналом БФТ Светлана Добриднюк.

Ещё одним важным результатом стала прозрачность кадровых процессов — движение по воронке найма фиксируется в цифровом виде в масштабах всей филиальной сети (ранее статусы присваивались вручную). Рекрутеры могут быстро просмотреть документы по каждому соискателю, контролировать ход подписания комплекта документов и в случае необходимости отправлять дополнительные уведомления в мессенджер и/или по электронной почте.

Ярким примером эффективности использования нового подхода стал перевод в рамках внутрихолдинговых изменений более 500 сотрудников из одного юридического лица в другое и оформление 150 новых специалистов, перешедших на работу в компанию с января 2021 года. При этом физически сотрудники находились в 23 регионах России и 90% из них работали из дома.

Запуск сервиса уменьшил финансовые затраты БФТ за счёт снижения бумажного документооборота, расходных материалов, трат на почтовую доставку и архивное хранение.

«HRlink – сервис с чётко измеряемым экономическим эффектом. Каждая компания может посчитать прямо сейчас, сколько она тратит на бумажный кадровый документооборот, и с ростом бизнеса цифры только увеличиваются. И хотя инновационные решения в этой области пока применяют лишь самые прогрессивные компании, в ближайшие два года ведение кадрового документооборота в электронном виде станет обязательным атрибутом любого бизнеса со штатом от 500 сотрудников», — говорит Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlink.