Белгородэнергосбыт принял участие в эксперименте Минтруда

Теперь все внутренние процессы организации могут быть выполнены дистанционно, без оформления бумажных копий документов с использованием электронной цифровой подписи. В июле 2020 года Белгородэнергосбыт подал заявку, а уже 31 августа прошлого года приказом Минтруда был включен в перечень работодателей, принимающих участие в эксперименте.

Видеоконференцсвязь позволила более чем 200 участникам со всей страны обменяться мнениями, а регулярные отчеты предприятий и организаций, отправляемые в Минтруда — подать предложения о внесении изменений в трудовое законодательство России.

Нашли одобрение предложения отдела кадрового администрирования Белгородэнергосбыта по форме Т2 (учетной карточке) и приказу о приеме на работу. Эти документы в ходе обсуждения признаны необязательными. Законодатель посчитал достаточным наличие трудового договора между работником и работодателем.

На минувшей неделе Президент России В. В. Путин подписал Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 года, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. А в Трудовом кодексе РФ появились новые статьи 22.1 — 22.3.

Для организации кадрового ЭДО в соответствии со статьей 22.1 ТК РФ работодатель может использовать либо платформу «Работа в России», в том числе — с доступом через сайт Госуслуг, либо собственную информсистему (ИС), позволяющую подписывать электронные документы по нормам ТК РФ, хранить их, а также фиксировать факт их получения работником и работодателем.

Белгородэнергосбыт пошел по второму пути, и в ходе эксперимента с участием 75 сотрудников приобрел необходимое программное обеспечение, лицензии и опробовал удобную информсистему, через которую работники могут получать от работодателя обязательные для ознакомления документы и подписывать их электронной цифровой подписью через связанную с информсистемой платформу «Работа в России».

Как это выглядит? Информсистема выполнена в виде мобильного приложения. Получив смс-уведомление, работник по ссылке открывает документ, затем наживает на кнопку «подписать», и система перенаправляет его для совершения этого действия на платформу «Работа в России». Все действия работника отражаются в системе работодателя.

В информационной системе у меня есть «Личный кабинет». Отдел кадрового администрирования присылает мне туда для ознакомления кадровые документы. Я применяю электронную цифровую подпись, которая генерируется через портал «Работа в России» и подписываю документы, даже не находясь на рабочем месте. Для взаимодействия использую мобильный телефон, на экран которого вывел «иконку» мобильного приложения. Документы сохранены в «Личном кабинете» информационной системы. Это очень удобно. Если нужно, я в любой момент могу просмотреть их номера и даты.Сергей Безбородов, начальник Губкинского участка Белгородэнергосбыта

Как сообщила директор по персоналу Белгородэнергосбыта Марина Мезенцева, в будущем компания расширит взаимодействие между работниками и работодателем. Законодатель разрешает подписывать электронные кадровые документы усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), которая генерируется в облачном пространстве информационной системы.

Сергей Безбородов выразил надежду, что такая возможность появится уже в 2022 году:

— Тогда можно будет взять на портале компании в разделе HR шаблон заявления, заполнить его, подписать через информационную систему на портале «Работа в России» и направить работодателю. А в «Личном кабинете», при желании, просмотреть все свои заявления.

Какие преимущества дает кадровый электронный документооборот его участникам? Как отметила Марина Мезенцева, это прежде всего обработка любого количества документов без ограничений и задержек. Исправление ошибок происходит в два клика. Работодатель может подписывать документы блоками. К примеру, сразу 20 заявлений на отпуск.

Немаловажной является защита конфиденциальных данных. Документы не потеряются и не изменятся, потому что будут отправлены по защищенному информационному каналу.

Отправка электронных документов осуществляется в одну минуту, исключаются затраты на логистику.

Ежегодно на бумажный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками компании расходуется более 7500 листов. Переход на ЭДО позволит сэкономить до 40 килограммов бумаги.

А если посчитать трудозатраты на распечатку, архивирование, контроль подписания документов, выгода становится еще более очевидной и измеряется сотнями тысяч рублей.

— Электронный кадровый документооборот — это качественно иной способ взаимодействия между работником и работодателем: без бумаги, без привязки ко времени и месту. Ранее с помощью ЭДО мы создали прекрасные условия во внешней среде для клиентов Белгородэнергосбыта. Пришло время сделать удобными внутренние процессы компании, — уверен Сергей Безбородов.

Как уточнила Марина Мезенцева, ЭДО не применяют в отношении трудовых книжек, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.