Новая функциональность системы "Мотив"

По словам ведущего специалиста по информационным технологиям ДОУД Романа Белозерова, идея внедрения электронного документооборота возникла несколько лет назад. Основными ее целями явилось желание максимально сократить использование бумажного носителя для ведения деловой документации, упорядочить ее и иметь полный контроль процессов документооборота. В то время для движения электронных документов применялись программы Optima Workflow и Microsoft Outlook. После создания специалистами ООО «Сайнер» системы «Мотив», стало ясно, что она как нельзя лучше подходит для автоматизации процедуры подготовки, согласования и исполнения документов - различных договоров, приказов, актов, исходящей корреспонденции, отчётов, планов, графиков и тд. Если согласование и исполнение приказов уже около года ведётся в электронном виде в системе «Мотив», то по остальным типам документов подготовка модуля завершилась только сейчас. И теперь идёт процесс его внедрения в производственную эксплуатацию.

Как отметил Р. Белозеров, в новой функциональности документация рассортирована по определенным типам, у каждого документа есть четкие карточка, шаблон и маршрут согласования. Наличие шаблонов и маршрутов согласования основных типов документов позволит даже неподготовленным в делопроизводстве сотрудникам самим грамотно составить приказ, договор или письмо.

Если раньше при работе с приказами электронным документооборотом занимались только сотрудники канцелярии, то сейчас инициировать документы и отслеживать процесс их согласования имеют возможность ответственные специалисты всех отделов и служб компании. Это позволит избежать длительного «хождения» документации из кабинета в кабинет. К тому же все стадии жизни документа и все действия, которые с ним совершались, фиксируются и становятся доступными для анализа. В течение ближайших десяти дней все причастные к документообороту сотрудники пройдут обучение работе в новом модуле, а с 10 августа подготовка, согласование и исполнение документов энергопредприятия будет проходить только через систему оперативного управления деятельностью компании «Мотив».