Электронный кадровый документооборот с HRlink: как управлять без бумаг

Система электронного кадрового документооборота

HRlink — первая система в России, которая позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.

Allinclusive

В HRlink предусмотрены все тонкости организации цифрового кадрового документооборота. В сервисе есть необходимые компоненты, которые позволяют работать с кадровыми документами в «цифре»:

• Электронная подпись (ЭП) – генерируется прямо внутри системы. Подписывать документы можно уже через несколько секунд;
• Интеграция с порталом «Работа в России» – бесшовное слияние позволяет использовать для авторизации в HRlink учётную запись портала «Госуслуги»;
• Взаимодействие с любыми учётными системами – преднастроенное объединение с «1СЗарплата» и управление персоналом и подключение через API к таким учётным системам, как SAP, 1C, «Босс-Кадровик», «Битрикс» и др. Импорт данных о сотрудниках занимает считанные минуты;
• Электронный архив – в архиве хранятся документы, а тройная репликация данных обеспечивает надёжность больше, чем размещение данных на внутренних серверах;
• Методическая поддержка – пакет инструкций, информационных писем и скриптов для разговоров и разъяснений. Это позволяет обеспечивать гладкий переход на новый формат работы и ответить на все вопросы сотрудников;
• Служба заботы о клиентах – всегда на связи, чтобы помочь с любыми вопросами по работе в системе.

Поставка системы осуществляется как по модели On-premise — установка локально в IT-среде компании, так и SAAS — использование облачной версии через интернет-браузер.

Подписи без бумаг и личных встреч

Законодательный уровень

Все документы кадрового делопроизводства можно подписывать электронно. Об этом гласит федеральное законодательство. Таким образом, электронные подписи можно ставить на более 200 типах документации, включая трудовой договор, ученический договор, материальную ответственность, журналы по технике безопасности (ТБ) и ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА).

Доступность

Не зависимо от того, как далеко находится отдел кадров от центрального офиса, работают ли сотрудники дистанционно или уезжают в командировки, — с помощью HRlink все подписи на кадровых документах можно ставить быстро и легко. При этом интерфейс HRlink подходит для любых гаджетов, он прост и понятен пользователям всех возрастных групп.

Как работает сервис

Для старта работы достаточно, чтобы специалист отдела кадров загрузил в HRlink готовый к подписанию документ. Затем в системе формируется уникальная страница, ссылка на неё для подписания документа отправляется сотрудникам по e-mail, WhatsApp, Telegram, Viber и API других сервисов.

Далее сотрудники подписывают документ простой электронной подписью (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), привязанной к учетной записи на портале «Госуслуги» (ЕСИА). А руководители подписывают документы облачной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которая установлена на сервер или на USB-токене. В HRlink настроена интеграция с аккредитованными удостоверяющими центрами для выдачи УКЭП и облачного подписания.

Контроль превыше всего

HRlink позволит:

• наблюдать за движением документов с помощью отображения статусов;
• контролировать подписание;
• отправлять напоминания сотрудникам по e-mail, SMS, через мессенджеры;
• выгружать и загружать документы и сведения о сотрудниках из учётных систем.

О хранении документов

Все подписанные документы можно хранить на своём сервере или в защищённом электронном архиве HRlink, что позволит защититься от потери данных. Можно настроить и автоматическое резервное копирование. В электронном архиве пользователи смогут найти сотрудников, документы, подразделения и выгрузить документы напрямую в учётную систему или систему электронного документооборота (СЭД).